Stap voor stap weg van Big Tech: een plan over 12 maanden voor een Belgische kmo

Daniel Platteau

Waarom de vraag nu speelt

Veel Belgische kmo's werken met Microsoft 365 of Google Workspace. Dat is handig, maar het creëert een afhankelijkheid: uw gegevens, uw e-mails en uw tools hangen af van bedrijven die onder Amerikaans recht vallen, waaronder de CLOUD Act (2018). Die laat de Amerikaanse autoriteiten toe om van een Amerikaanse leverancier de gegevens te eisen die hij bezit of controleert, ook als ze in Europa zijn opgeslagen (de leverancier kan het verzoek betwisten, maar de beslissing ligt niet meer bij u).

Gegevensdoorgiften naar de Verenigde Staten steunen vandaag grotendeels op het « Data Privacy Framework ». Het Gerecht van de Europese Unie heeft het op 3 september 2025 bevestigd, maar sinds 31 oktober 2025 loopt er een hogere voorziening bij het Hof van Justitie. De twee voorgangers, Safe Harbor en het Privacy Shield, werden door datzelfde Hof vernietigd.

Sommige organisaties hebben de stap gezet. De Duitse deelstaat Sleeswijk-Holstein heeft ongeveer 44 000 mailboxen en 80 % van zijn werkplekken naar vrije software overgezet. Eind 2025 kondigde het Internationaal Strafhof aan dat het Microsoft verlaat voor de Europese suite openDesk, na Amerikaanse sancties tegen zijn personeel.

Grote bedrijven komen tot dezelfde conclusie: in een enquête van Capgemini bij 1 300 bedrijfsleiders, gepubliceerd in september 2026, vindt 59 % volledige digitale soevereiniteit onrealistisch en kiest voor veerkracht.

Het plan in vijf stappen

De timing is indicatief: een bedrijf van vijf mensen gaat sneller, een organisatie met bedrijfsspecifieke software trager. De vermelde namen zijn voorbeelden, geen volledige lijst.

Maand 1-2: de inventaris

Noteer voor u iets migreert:

• de lopende licenties en hun verlengingsdata;
• waar uw gegevens staan (OneDrive, SharePoint, Google Drive, lokale schijven) en hoeveel het is;
• de tools die van uw Microsoft- of Google-account afhangen: single sign-on naar andere software, boekhoudsoftware, telefonie;
• de « kritieke » bestanden: rekenbladen met macro's, sjablonen, documenten die u met klanten uitwisselt.

Dit is ook het moment om na te gaan of uw domeinnaam op uw naam staat: dat maakt het mogelijk om uw e-mail te verhuizen zonder van adres te veranderen.

Maand 3-5: eerst de bestanden

Bestandsopslag is vaak het eenvoudigst te verhuizen, en bevat een groot deel van uw gevoelige gegevens. Let wel op de toegangsrechten en deellinks, die u opnieuw moet aanmaken. Nextcloud, van Duitse oorsprong en open source, biedt delen, synchronisatie en mobiele toegang. Het kan gehost worden bij een Europese provider of op uw eigen server.

Zelf hosten is alleen een goed idee als iemand zorgt voor updates, beveiliging en back-ups. Een migratie is pas af als de back-up van het nieuwe systeem getest is: zie ons artikel Uw gegevens beschermen.

Maand 6-8: e-mail

Dit is de lastigste stap, want iedereen gebruikt het voortdurend. Aandachtspunten:

• migreer de archieven (oude e-mails, contacten, gedeelde agenda's), niet alleen de nieuwe berichten;
• controleer en pas de DNS-records aan (MX, SPF, DKIM, DMARC): verkeerd ingesteld, belanden uw e-mails vaak in de spam;
• plan de overschakeling op een vrijdagavond en verwittig het team;
• houd het oude account enkele weken in alleen-lezen.

Maand 9-11: kantoorsoftware

LibreOffice opent en bewaart Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. Bij eenvoudige documenten merkt u nauwelijks verschil. De moeilijkheden komen van Excel-bestanden met VBA-macro's en complexe opmaak die u met klanten uitwisselt. Daar is het vaak verstandig om enkele Microsoft-licenties te behouden voor de werkplekken die ze echt nodig hebben.

Zelfs Sleeswijk-Holstein houdt ongeveer 20 % van zijn werkplekken op Microsoft Office voor procedures die er nog van afhangen.

Maand 12: video, chat en evaluatie

Jitsi Meet of Nextcloud Talk voor vergaderingen, Element (Matrix-berichten) voor de teamchat: samen vervangen ze het grootste deel van Teams. Maak daarna de balans op: werkelijke kosten, problemen, wat nog gemigreerd of behouden moet worden.

Wat het echt kost

De licentiekosten vallen deels weg, maar er komen andere kosten bij: hosting, migratie, opleiding en ondersteuning. Sleeswijk-Holstein meldt meer dan 15 miljoen euro bespaarde licenties, tegenover 9 miljoen euro geïnvesteerd in migratie en ontwikkeling in 2026. Voor een kmo is besparing niet altijd het belangrijkste argument: het gaat om controle over uw gegevens en de vrijheid om van leverancier te veranderen.

Valkuilen

• Alles tegelijk migreren: stap voor stap, te beginnen met wat het minst pijn doet.
• De opleiding vergeten: een tool die het team verwart, wordt omzeild, vaak via een gratis account buiten elke controle.
• Locatie en jurisdictie verwarren: gegevens die een Amerikaans bedrijf in Europa host, kunnen toegankelijk blijven voor de Amerikaanse autoriteiten, bovenop de AVG.
• De ene afhankelijkheid door een andere vervangen: zorg dat uw gegevens exporteerbaar blijven in open formaten.

Test uzelf

Bij ExsIT

We maken de inventaris, stellen een plan voor dat bij uw grootte past, migreren bestanden en e-mail, en leiden uw teams op. We kunnen ook uw Nextcloud installeren en onderhouden, bij een Europese host of op uw eigen server, back-ups inbegrepen.

Stand van de informatie in oktober 2026.

Bronnen

Born, G. (2025, 8 december). Schleswig-Holstein: Schon 80 % der Arbeitsplätze auf LibreOffice umgestellt (in het Duits). Borns IT- und Windows-Blog. https://borncity.com/blog/2025/12/08/schleswig-holstein-schon-80-der-arbeitsplaetze-auf-libreoffice-umgestellt/

Capgemini. (2026, 8 september). Most organizations say full digital sovereignty is an unrealistic goal as businesses prioritize resilience over total independence [Persbericht]. https://www.capgemini.com/at-de/news/press-releases/most-organizations-say-full-digital-sovereignty-is-an-unrealistic-goal-as-businesses-prioritize-resilience-over-total-independence/

Computing. (2025, 31 oktober). International Criminal Court drops Microsoft for open source. https://www.computing.co.uk/news/2025/open-source/international-criminal-court-drops-microsoft

U.S. Department of Justice. (z.d.). CLOUD Act resources. https://www.justice.gov/criminal/cloud-act-resources

WilmerHale. (2025, 1 december). European Court of Justice to review challenge to EU-U.S. Data Privacy Framework. https://www.wilmerhale.com/insights/blogs/wilmerhale-privacy-and-cybersecurity-law/20251201-european-court-of-justice-to-review-challenge-to-eu-us-data-privacy-framework