Weg van Microsoft 365 zoals de Nederlandse fiscus?
Wat de Nederlandse fiscus besliste
In een brief aan de Tweede Kamer kondigde staatssecretaris van Financiën Eelco Eerenberg aan dat de Belastingdienst, de Douane en Toeslagen afzien van hun migratie naar Microsoft 365, een keuze die in 2025 was gemaakt. In de plaats daarvan:
- 2027: mail en agenda's draaien op servers van de Belastingdienst, of op servers die hij beheert;
- eind 2027 en 2028: bestandsopslag en samenwerkingstools gaan naar Europese opensourceoplossingen;
- bestaande licenties worden zoveel mogelijk hergebruikt, om de investeringen te beperken.
De aangevoerde redenen: een „autonomere” digitale werkomgeving in de huidige geopolitieke context, en het advies van een deskundigencollege van de overheid (het Adviescollege ICT-Toetsing) om niet van één leverancier afhankelijk te zijn en per functie een oplossing te zoeken. De Belastingdienst erkent ook een zwak punt: sommige archieffuncties die in Microsoft 365 zitten, bestaan niet op de eigen servers, en de staatssecretaris komt daarop terug.
Het is geen alleenstaand geval. Andere Europese overheden zijn dezelfde weg ingeslagen, en in een eerder artikel beschreven we hoe een kmo stap voor stap uit Big Tech kan stappen.
Wat niet voor uw kmo geldt
De Nederlandse Belastingdienst heeft datacenters, honderden informatici en een planning over meerdere jaren. Een kmo met tien medewerkers heeft dat allemaal niet. Microsoft 365 vervangen door een server in een kast, zonder iemand die hem bijwerkt of er back-ups van maakt, zou riskanter zijn dan blijven.
Wat wel geldt
De prijzen stijgen zonder dat u iets gevraagd wordt
Op 1 juli 2026 verhoogde Microsoft zijn zakelijke abonnementen: Business Basic ging van ongeveer 6 naar 7 dollar per gebruiker per maand, Business Standard van ongeveer 12,50 naar 14 dollar. De assistent Copilot komt daar bovenop voor 21 dollar per gebruiker per maand in de versie voor bedrijven met maximaal 300 medewerkers (voorheen 30 dollar). Voor vijftien gebruikers komt de jaarlijkse factuur voor Standard + Copilot op 6.300 dollar exclusief belastingen (15 × 35 dollar × 12 maanden).
Dat is geen schandaal: zo werkt een abonnement. Maar hoe meer van uw tools van dezelfde leverancier afhangen, hoe minder ruimte u hebt om te onderhandelen of te vertrekken.
Uw gegevens vallen onder Amerikaans recht
Ook als ze in Europa gehost worden, kunnen gegevens die aan een Amerikaans bedrijf zijn toevertrouwd, door de Amerikaanse justitie worden opgevraagd op grond van de CLOUD Act. Voor de meeste kmo's is dat een theoretisch risico. Voor een advocatenkantoor, een boekhoudkantoor of een medische praktijk is het een vraag die u zich moet stellen.
AI versterkt de afhankelijkheid
Copilot werkt met Word, Excel, Outlook en Teams, en met uw gegevens die bij Microsoft opgeslagen zijn. Hoe meer u het gebruikt, hoe moeilijker het wordt om van tool te veranderen.
Het alternatief zet een stap vooruit: ONLYOFFICE 10
Op 13 oktober 2026 bracht de uitgever van het opensource-kantoorpakket ONLYOFFICE versie 10 uit, met een AI-assistent in al zijn editors (teksten, rekenbladen, presentaties, pdf): samenvatten, herschrijven, vertalen, corrigeren, een tabel analyseren. Het verschil met Copilot past in één zin: u kiest welke AI het gebruikt. Geïnstalleerd op uw eigen servers kunt u het koppelen aan een onlinedienst naar keuze of aan een model dat bij u in huis draait (met Ollama, bijvoorbeeld), en dan verlaten uw documenten het bedrijf niet (zie ons artikel over lokale AI, zonder cloud, in het Frans).
Wat u moet weten voordat u zich laat meeslepen:
- de Community-editie is gratis, bedoeld voor een klein team (ONLYOFFICE raadt haar aan tot 20 gebruikers); daarboven, of voor support en een beheerconsole, hebt u de betalende Enterprise-editie nodig;
- de AI zit niet „kant-en-klaar” in de opensourceversies: ze moet apart worden ingesteld, en een lokaal model vraagt een vrij krachtige pc of server;
- ONLYOFFICE opent en bewaart Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden, maar complexe macro's en sommige geavanceerde opmaak kunnen problemen geven;
- het combineert met Nextcloud (opslag, delen, agenda, contacten) tot een volledige werkomgeving.
Concreet: drie opties
| Optie | Wat het kost | Het risico |
|---|---|---|
| Op Microsoft 365 blijven, niets veranderen | Het abonnement, en de toekomstige verhogingen | Groeiende afhankelijkheid, zeker als u Copilot toevoegt; geen uitwijkmogelijkheid |
| Blijven, maar een uitweg openhouden | Een halve dag inventaris, daarna keuzes bij elke verlenging | Klein: u weet wat elders kan en tegen welke prijs, u bewaart uw bestanden in open formaten en uw back-ups buiten Microsoft |
| Helemaal of gedeeltelijk migreren (Nextcloud, ONLYOFFICE, Europese mail) | Installatie, hosting (bij een Europese hostingpartij of in huis), onderhoud | Middelgroot bij slechte voorbereiding (opleiding, compatibiliteit, back-ups); klein met een plan en een dienstverlener die de opvolging verzorgt |
Wanneer op Microsoft 365 blijven de juiste keuze is: uw bedrijfssoftware hangt ervan af, uw team leeft in Teams en in Excel-bestanden vol macro's, of niemand zal een andere oplossing onderhouden. Dan is de juiste beslissing de tweede rij van de tabel.
Voorbeeld (illustratief geval): een landmeterskantoor met acht medewerkers betaalt Microsoft 365 Business Standard en twijfelt om Copilot toe te voegen. De inventaris toont dat drie mensen Teams echt gebruiken, dat iedereen Outlook gebruikt en dat de gedeelde bestanden vooral pdf-plannen en eenvoudige rekenbladen zijn. Beslissing: de mail blijft voorlopig bij Microsoft; opslag en delen verhuizen naar een Nextcloud die in België gehost wordt, met ONLYOFFICE en een lokale AI-assistent om samen te vatten en te herformuleren; zes Business Standard-licenties teruggebracht naar Business Basic. Het dossier „volledige uitstap” blijft open voor de volgende verlenging.
Voor uw informaticus
- Inventaris vóór de beslissing: licenties per gebruiker en werkelijk gebruik (activiteitenrapporten in het Microsoft 365-beheercentrum), afhankelijkheden (VBA-macro's, Outlook-invoegtoepassingen, Teams-integraties, bedrijfssoftware op SharePoint).
- ONLYOFFICE Docs 10.0: uitgebracht op 13/10/2026; tabblad „AI Tools” in elke editor; bij zelfhosting AI-aanbieder naar keuze, ook een compatibele lokale server (Ollama); centrale AI-instellingen in de beheerconsole van de Enterprise- en Developer-edities.
- Nextcloud + ONLYOFFICE: officiële koppelingsapp in de Nextcloud-catalogus; de ONLYOFFICE-documentserver apart voorzien, achter een HTTPS-proxy.
- Geleidelijke uitstap: eerst de opslag (OneDrive/SharePoint naar Nextcloud), daarna agenda's en contacten (CalDAV/CardDAV), mail als laatste (IMAP-migratie, MX-, SPF-, DKIM- en DMARC-records).
- Back-up: wat u ook beslist, een kopie van uw gegevens buiten de leverancier (3-2-1-regel, zie uw gegevens beschermen).
Test uzelf
Bij ExsIT
Het eerste contact is gratis: we luisteren naar uw behoeften en stellen daarna een actieplan voor. Inventaris van uw licenties en hun werkelijk gebruik, berekening van de kosten over drie jaar, en, als het zin heeft, installatie van Nextcloud en ONLYOFFICE, gehost in België of bij u, met opvolging en back-ups.
Bronnen
Finnegan, M. (2025, 19 november). Microsoft drops M365 Copilot price for SMBs, upgrades free Copilot Chat. Computerworld. https://www.computerworld.com/article/4093224/
Gupta, A. (2025, 5 december). Microsoft to raise Microsoft 365 business prices by up to 33% from July 2026. TechInformed. https://techinformed.com/microsoft-to-raise-microsoft-365-business-prices-by-up-to-33-from-july-2026
Hupkens, H. (2026, 6 oktober). Belastingdienst stopt met de migratie naar de Microsoft 365-cloud. iBestuur. https://ibestuur.nl/digitale-weerbaarheid/digitale-veiligheid/belastingdienst-stopt-migratie-naar-microsoft-365-cloud
ONLYOFFICE. (z.d.). Compare ONLYOFFICE Docs editions. https://www.onlyoffice.com/compare-editions
Rudra, S. (2026, 13 oktober). With 10.0 release, ONLYOFFICE goes all in on AI, making it the most modern office choice for team collaboration. It's FOSS. https://itsfoss.com/news/onlyoffice-docs-10-release/
Techzine. (2026, 6 oktober). Fiscus stopt Microsoft 365-migratie, kiest on-premises en open source. https://www.techzine.nl/nieuws/applications/582507/fiscus-stopt-microsoft-365-migratie-kiest-on-premises-en-open-source/